Распоряжение ОАО "РЖД" от 27 ноября 2008 г. N 2521р
Об утверждении стандарта ОАО "РЖД" "Порядок проведения аудита в подразделениях стандартизации
В целях установления общих требований к порядку проведения аудита в подразделениях по стандартизации ОАО "РЖД" и обеспечения высокого качества деятельности в области стандартизации в ОАО "РЖД":
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2009 г. СТО РЖД 1.01.006-2008 "Порядок проведения аудита в подразделениях стандартизации".
2. Начальнику Департамента технической политики ОАО "РЖД" Назарову А.С. организовать работу по проведению аудита подразделений стандартизации ОАО "РЖД" в соответствии с требованиями стандарта, утвержденного настоящим распоряжением.
3. Руководителям департаментов и управлений, железных дорог и других филиалов, иных структурных подразделений ОАО "РЖД" обеспечить соблюдение требований стандарта, утвержденного настоящим распоряжением.
Старший вице-президент ОАО "РЖД" В.А. Гапанович
Стандарт ОАО "РЖД" "СТО РЖД
1.01.006-2008"
"Порядок проведения аудита в подразделениях стандартизации"
Вводится
в действие с 1 апреля 2009 г.
Введен впервые
Настоящий стандарт устанавливает правила проведения проверки организации работы и выполнения функций подразделениями открытого акционерного общества "Российские железные дороги" (далее - ОАО "РЖД"), осуществляющими работы по стандартизации в соответствии с возложенными на них обязанностями [1] (далее - аудита).
Стандарт предназначен для применения подразделениями аппарата управления, филиалами и иными структурными подразделениями ОАО "РЖД".
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
- ГОСТ 1.1-2002 "Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения";
- ГОСТ Р 1.12-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения".
В настоящем стандарте использованы термины, установленные Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании", ГОСТ 1.1, ГОСТ Р 1.12 и ГОСТ Р ИСО 9000, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1. Подразделение стандартизации - подразделение ОАО "РЖД" или структурная единица подразделения ОАО "РЖД" (в т.ч. функционального филиала), или назначенные установленным порядком работники ОАО "РЖД", ответственные за работу по стандартизации.
3.2. Аудит - систематический, объективный и документировано оформленный процесс проверки подразделений ОАО "РЖД", ответственных за работу по стандартизации, с целью определения степени соблюдения установленных для них правил и выполнения возложенных на них функций.
3.3. Программа аудита - описание мероприятий и мер по проведению конкретного аудита.
3.4. Техническая документация - конструкторская и технологическая документация.
4.1. Основанием для проведения аудитов подразделений стандартизации является Положение о службе стандартизации ОАО "РЖД"*. Аудит подразделений стандартизации осуществляют в соответствии с требованиями настоящего стандарта.
4.2. Целью аудита подразделений стандартизации являются обеспечение выполнения предъявляемых к ним требований, совершенствование содержания и механизмов их деятельности в области стандартизации.
Задачей аудита подразделений стандартизации является проверка успешности выполнения ими обязанностей в работах по стандартизации.
4.3. Аудиту могут быть подвергнуты подразделения стандартизации проектно-конструкторских и проектно-технологических филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД", подразделения стандартизации на железных дорогах - филиалах ОАО "РЖД", подразделения стандартизации в других функциональных филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД".
4.4. Заказчиком и организатором проведения аудита подразделений стандартизации является Департамент технической политики ОАО "РЖД".
4.5. Аудит подразделений стандартизации осуществляют в соответствии с ежегодным планом, утверждаемым распоряжением ОАО "РЖД". Проект плана проведения аудитов разрабатывает заказчик.
Утвержденный план проведения аудитов размещается на информационном портале, организуемом Департаментом технической политики ОАО "РЖД".
4.6. Аудит подразделений стандартизации, как правило, проводят в качестве отдельного мероприятия.
Допускается проведение аудита подразделений стандартизации в рамках внутреннего аудита системы менеджмента качества, либо в рамках проведения школ передового опыта, либо в рамках проверок деятельности метрологической службы.
4.7. Организацию проведения аудита заказчик в установленном порядке может возложить на научно-методический центр по стандартизации, определяемый из числа научных организаций и учреждений, имеющих значительный опыт работ в области стандартизации.
5.1. В соответствии с ежегодным планом проведения аудитов заказчик для проведения каждого аудита назначает руководителя конкретной аудиторской группы.
5.2. Руководитель аудиторской группы формирует ее из числа специалистов в области стандартизации и представляет на согласование заказчику аудита.
5.3. После согласования заказчиком состава аудиторской группы руководитель распределяет конкретную работу между ее членами.
5.4. Руководитель аудиторской группы с привлечением членов группы разрабатывает программу аудита.
5.5. Программа аудита в общем случае должна содержать:
- цель аудита;
- сведения о заказчике аудита и проверяемом подразделении;
- место проведения аудита;
- сроки проведения аудита;
- критерии аудита;
- заключение по вопросам устранения замечаний по предыдущим аудитам (при их проведении).
5.6. Программу аудита руководитель аудиторской группы утверждает у заказчика и направляет проверяемому подразделению стандартизации не позднее чем за месяц до начала проведения аудита.
5.7. Руководитель аудиторской группы устанавливает рабочий контакт с руководителем проверяемого подразделения.
В процессе взаимодействия руководители аудиторской группы и проверяемого подразделения обмениваются информацией по аспектам программы проведения аудита и составу аудиторской группы.
Обсуждению могут подлежать порядок предоставления доступа в административные и производственные помещения в процессе проведения аудита, уточнение объема проверяемой документации, необходимость и порядок взаимодействия с сопровождающими лицами (п. 5.10) и другие организационно-технические вопросы.
5.8. Руководитель проверяемого подразделения стандартизации для объективности и беспристрастности заключения по результатам аудита вправе требовать замены членов аудиторской группы по объективным причинам (например, в случае прежней работы в проверяемой организации или в случае документально оформленных сведений о неэтичном поведении члена аудиторской группы в период проведения предыдущих проверок).
Замену членов аудиторской группы согласовывают с заказчиком аудита.
5.9. Руководитель аудиторской группы сообщает руководителю проверяемого подразделения стандартизации о конкретной дате начала проведения аудита не позднее чем за 15 календарных дней до начала проведения аудита.
5.10. По согласованию с руководителем аудиторской группы руководитель подразделения стандартизации или главный инженер структурного подразделения ОАО "РЖД", в котором проводят аудит, назначает специалистов, сопровождающих аудиторскую группу. Указанные специалисты должны быть освобождены от основных обязанностей на время проведения аудита.
5.11. В обязанности специалистов, сопровождающих аудиторскую группу, входит:
- обеспечение контактов членов аудиторской группы с представителями проверяемого подразделения;
- выполнение роли свидетеля аудита от имени проверяемого подразделения;
- обеспечение правильности собираемой информации в ходе проверок;
- оказание необходимой организационной помощи членам аудиторской группы при проведении аудита.
5.12. Перед проведением аудита аудиторская группа должна ознакомиться и проанализировать отчеты по предыдущим аудитам (при наличии).
Допускается проведение указанного анализа на месте проведения аудита, что должно быть предусмотрено в программе аудита.
5.13. Во время проведения аудита на основе анализа документов, опроса и наблюдений собирают и проверяют информацию, относящуюся к целям проведения аудита.
Анализу подлежат, прежде всего, положение о подразделении стандартизации или должностные инструкции работников, ответственных за работу по стандартизации, их задачи, функции, обязанности. При этом учитываются особенности структуры и условий деятельности данного подразделения ОАО "РЖД", характер и объем производственно-хозяйственной деятельности.
Аудиту подлежат деятельность по внедрению стандартов, установленный в подразделении порядок проведения экспертизы проектов разрабатываемой нормативной и технической документации, выполнение правил содержания, обновления и актуализации применяемого фонда нормативных документов, организация повышения квалификации кадров в области стандартизации и другие вопросы.
5.14. В ходе аудита члены аудиторской группы имеют право:
- задавать вопросы, касающиеся целей аудита;
- производить наблюдения за деятельностью проверяемого подразделения, производственной средой;
- пользоваться документацией, относящейся к объекту аудита; запрашивать дополнительную информацию для целей аудита.
6.1. Руководитель и члены аудиторской группы должны иметь опыт работы в области стандартизации: в деятельности по разработке стандартов, их внедрению в производственно-хозяйственные процессы, экспертизе проектов стандартов и т.д.
6.2. Руководитель и члены аудиторской группы должны иметь высшее образование, общий стаж работы не менее пяти лет и опыт работы в области стандартизации не менее трех лет.
6.3. Члены аудиторской группы должны обладать знаниями федерального законодательства в сфере технического регулирования, а также знать нормативные правовые акты, действующие в области стандартизации, основополагающие стандарты и другие документы по методологии межгосударственной, национальной, международной и корпоративной стандартизации, владеть терминологией в области стандартизации.
6.4. Члены аудиторской группы перед проведением аудита должны изучить структуру, функции и общие бизнес-процессы подразделения ОАО "РЖД", в котором проводится аудит подразделения стандартизации, а также внутренние производственно-хозяйственные взаимосвязи.
6.5. Каждый член аудиторской группы должен обладать эрудицией и наблюдательностью, обеспечивающими его способность самостоятельно осуществить полный цикл работ по проведению проверки порученного ему вопроса.
6.6. Руководитель аудиторской группы должен иметь опыт участия не менее чем в двух аудитах подразделений стандартизации и обязан:
- спланировать аудит;
- организовать работу членов аудиторской группы;
- предупреждать и разрешать конфликты;
- качественно и в срок подготовить отчет.
6.7. Член аудиторской группы должен уметь осуществлять:
- планирование и организацию работ по конкретным проверкам;
- проведение аудита в установленные сроки;
- сбор данных посредством опроса, наблюдений и анализа документов;
- оценку достаточности и приемлемости полученных в ходе аудита данных для выработки конкретных выводов;
- подготовку отчетов по аудиту.
6.8. Члены аудиторской группы должны постоянно поддерживать свою компетентность посредством дополнительного обучения по вопросам развития стандартизации с периодичностью не реже одного раза в пять лет, участвовать в профильных семинарах и конференциях.
6.9. Руководитель и члены аудиторской группы должны сохранять конфиденциальность сведений, получаемых в процессе аудита.
7.1. Сведения, полученные в результате аудита, подлежат анализу на соответствие предъявляемым требованиям.
7.2. Каждый член аудиторской группы по порученным ему вопросам готовит первоначальный анализ и соответствующие выводы. Руководитель аудиторской группы проводит совещание группы, на котором обсуждает результаты работы каждого члена аудиторской группы. При этом представители проверяемого подразделения стандартизации могут принимать в нем участие.
7.3. По результатам проверки аудиторская группа готовит заключение, которое в общем случае должно содержать:
- вывод о степени соответствия требованиям, предъявляемым к подразделению стандартизации;
- рекомендации по устранению выявленных недостатков и совершенствованию работы подразделения стандартизации.
Заключение по результатам аудита подписывает руководитель аудиторской группы.
7.4. Заключение по результатам аудита доводят до сведения руководителя структурного подразделения ОАО "РЖД", которому подчинено проверяемое подразделение стандартизации.
В случае согласия с выводами аудиторской группы заключение подписывает руководитель проверяемого подразделения. В случае несогласия с выводами заключения по результатам аудита, их рекомендуется обсудить совместно с руководителем структурного подразделения ОАО "РЖД" с целью снятия разногласий.
Если договоренность не достигнута, то разногласия отражают в протоколе совместного совещания.
7.5. По итогам аудита аудиторская группа составляет отчет, в котором отражает:
- цель аудита;
- сведения о заказчике аудита;
- информацию о руководителе и членах аудиторской группы;
- данные о сроках и месте проведения аудита;
- перечень проведенных проверок;
- список сопровождающих лиц от проверяемого подразделения;
- информацию о встретившихся во время проведения аудита препятствиях по его выполнению;
- характеристику неразрешенных противоречий (с приложением соответствующего протокола с разногласиями, оформленного с участием проверяемого структурного подразделения ОАО "РЖД");
- выводы по итогам проведения аудита;
- рекомендуемые мероприятия по результатам аудита.
7.6. Отчет подписывают члены аудиторской группы и представляют заказчику аудита для утверждения.
7.7. На основании утвержденного отчета заказчик аудита подготавливает поручение главного инженера ОАО "РЖД" руководителю (главному инженеру) подразделения ОАО "РЖД", где проводился аудит подразделения стандартизации, о разработке комплекса мер по устранению выявленных в ходе аудита недостатков.
7.8. Разработанный план устранения недостатков руководитель (главный инженер) подразделения ОАО "РЖД", где проводился аудит, согласовывает с заказчиком аудита и утверждает у главного инженера ОАО "РЖД".
7.9. В установленный поручением срок руководитель (главный инженер) подразделения ОАО "РЖД", в подразделении стандартизации которого отмечены недостатки, докладывает в письменной форме заказчику аудита об их устранении.
7.10. Материалы о проведенном аудите (программа, заключение, протоколы, доклад об устранении замечаний) должны храниться в подразделении стандартизации структурного подразделения ОАО "РЖД" и у заказчика аудита не менее пяти лет, отчет по итогам аудита подлежит хранению у заказчика аудита в течение пяти лет.
_____________________________
* См. Положение о службе стандартизации ОАО "РЖД", утв. распоряжением ОАО "РЖД" от 27.06.2007 N 1182р.