ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ»
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
Система стандартизации ОАО «Газпром»
ПОРЯДОК ТИРАЖИРОВАНИЯ, РАСПРОСТРАНЕНИЯ,
ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ
ОАО «ГАЗПРОМ»
СТО Газпром 1.13-2008
Открытое акционерное общество «Газпром»
Общество с ограниченной ответственностью
«Информационно-рекламный центр газовой промышленности»
(ООО «ИРЦ Газпром»)
Москва 2008
1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью «Информационно-рекламный центр газовой промышленности» (ООО «ИРЦ Газпром»)
2 ВНЕСЕН Управлением инновационного развития Департамента стратегического развития ОАО «Газпром»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом ОАО «Газпром» от 12 августа 2008 г. № 208
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Настоящий стандарт разработан в соответствии с «Программой работ по реализации Федерального закона «О техническом регулировании» на 2005 - 2010 годы», уточненная редакция которой утверждена Председателем Правления ОАО «Газпром» А.Б. Миллером 28 мая 2008 г. № 01-47 (п. 5.14, раздел II «Стандартизация»).
Настоящий стандарт разработан авторским коллективом: С.П. Алексашин, Е.Л. Карманова, В.Г. Селиверстов (ООО «ИРЦ Газпром»), Р.С. Кирилина (ОАО «Газпром»).
ПОРЯДОК ТИРАЖИРОВАНИЯ, РАСПРОСТРАНЕНИЯ,
ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ
ОАО «ГАЗПРОМ»
1.1 Настоящий стандарт устанавливает:
- порядок организации тиражирования документов Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее также Система стандартизации);
- порядок распространения документов Системы стандартизации;
- порядок учета, хранения и уничтожения документов Системы стандартизации.
1.2 Настоящий стандарт предназначен для применения структурными подразделениями ОАО «Газпром», его дочерними обществами и организациями, а также сторонними организациями, в случае если это установлено в договоре с ОАО «Газпром» (далее также Общество) или его дочерними обществами и организациями при тиражировании, учете, хранении и уничтожении документов Системы стандартизации.
1.3 Порядок тиражирования, распространения, учета, хранения и уничтожения стандартов дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» (СТО), технических условий (ТУ) дочерние общества и организации ОАО «Газпром» устанавливают самостоятельно с использованием положений настоящего стандарта.
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения
ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения
СТО Газпром 1.0-2005 Система стандартизации ОАО «Газпром». Основные положения
СТО Газпром 1.1-2005 Система стандартизации ОАО «Газпром». Стандарты ОАО «Газпром». Порядок разработки, утверждения, учета, изменения и отмены
СТО Газпром 1.8-2007 Система стандартизации ОАО «Газпром». Рекомендации ОАО «Газпром». Правила разработки, оформления, обозначения, обновления и отмены
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов по соответствующим указателям, составленным на 1 января текущего года, и информационным указателям, опубликованным в текущем году. Еcли ссылочный документ заменён (изменён), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменённым (изменённым) стандартом. Если ссылочный документ отменён без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
В настоящем стандарте применены термины с соответствующими определениями по Федеральному закону «О техническом регулировании» [1], ГОСТ 1.1, СТО Газпром 1.0, в частности:
3.1 стандарт: Документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
[Федеральный закон «О техническом регулировании», статья 2 [1]]
3.2 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
Примечание - Под документом следует понимать любой носитель информации, которая записана в нем или на его поверхности.
[ГОСТ 1.1-2002, статья 4.1]
3.3 информация о принятом стандарте [изменении стандарта]: Информация о принятии и введении в действие стандарта [изменения к стандарту и текст этого изменения], которую публикует орган, принявший этот стандарт [изменение], в своем официальном информационном издании или рассылает пользователям данного стандарта непосредственно или через уполномоченную на это организацию.
[ГОСТ 1.1-2002, статья 7.5.1]
3.4 распространение стандарта: Комплекс мероприятий по своевременному обеспечению стандартом заинтересованных в нем пользователей.
[ГОСТ 1.1-2002, статья 7.5.3]
3.5 применение нормативного документа: Использование нормативного документа в различных видах деятельности, например, производстве и/или торговле.
[ГОСТ 1.1-2002, статья 7.5]
3.6 система стандартизации ОАО «Газпром»: Совокупность организационно-технических и экономических мер, направленных на разработку и применение документов в области стандартизации с целью достижения оптимальной степени упорядочения деятельности ОАО «Газпром» в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности выпускаемой Обществом продукции, выполняемых Обществом работ или оказываемых Обществом услуг.
[СТО Газпром 1.0-2005, статья 3.1.]
3.7 стандарт ОАО «Газпром»: Стандарт организации, разработанный, утвержденный и введенный в действие в установленном в ОАО «Газпром» порядке, в котором для многократного использования определены характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг, учитывающий специфику и условия деятельности ОАО «Газпром».
[СТО Газпром 1.0-2005, статья 3.2]
3.8 рекомендации ОАО «Газпром»: Документ, утвержденный в установленном в ОАО «Газпром» порядке и содержащий советы организационно-методического характера, которые касаются проведения работ по стандартизации в ОАО «Газпром» и способствуют применению стандартов ОАО «Газпром», или содержащий положения, которые целесообразно предварительно проверить на практике до их установления в стандартах ОАО «Газпром».
[СТО Газпром 1.0-2005, статья 3.4]
3.9 стандарт дочернего общества (или организации) ОАО «Газпром»: Стандарт организации, утвержденный и введенный в действие в установленном в дочернем обществе (или организации) ОАО «Газпром» порядке, в котором для многократного использования определены характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг, учитывающий специфику и условия деятельности дочернего общества (или организации) ОАО «Газпром».
[СТО Газпром 1.0-2005, статья 3.3]
3.10 сторонние организации: Юридические лица (в том числе зарубежные), не являющиеся дочерними обществами и организациями ОАО «Газпром».
[СТО Газпром 1.0-2005, статья 3.7]
3.11 пользователь официального экземпляра документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - пользователь): Структурное подразделение ОАО «Газпром», его дочернее общество или организация, или иное юридическое лицо, получающие и использующие официальные экземпляры документа Системы стандартизации ОАО «Газпром».
3.12 функциональный заказчик: структурное подразделение ОАО «Газпром», дочернее общество или организация ОАО «Газпром», заказывающие разработку документов Системы стандартизации в установленном порядке.
3.13 руководящий орган Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - руководящий орган Системы стандартизации): Структурное подразделение ОАО «Газпром», осуществляющее организацию и координацию деятельности участников Системы стандартизации.
3.14 официальный издатель документов Системы стандартизации
ОАО «Газпром» (далее - официальный издатель): Организация, ответственная за методическое обеспечение
деятельности по стандартизации ОАО «Газпром» в области учета, регистрации,
издания и обеспечения организаций и дочерних обществ ОАО «Газпром» нормативной
документацией, разрабатываемой и утверждаемой ОАО «Газпром», за формирование и
ведение фонда документов ОАО «Газпром» по техническому регулированию.
Примечание - в соответствии с Перечнем [2] указанной организацией является ООО «ИРЦ Газпром».
3.15 подлинник документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - подлинник документа Системы стандартизации): Текст документа, утвержденный организационно-распорядительным документом ОАО «Газпром» (для СТО Газпром); функциональным заказчиком ОАО «Газпром» (для Р Газпром).
3.16 официальное издание документов Системы стандартизации
ОАО «Газпром» (далее - официальное издание документов Системы стандартизации): Издание, публикуемое от имени ОАО
«Газпром», содержащее материалы нормативного или рекомендательного характера.
3.17 официальный тираж документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - официальный тираж документа Системы стандартизации): Общее количество официальных экземпляров документа, определяемое функциональным заказчиком и указанное: в организационно-распорядительном документе ОАО «Газпром» об утверждении и введении в действие стандарта организации либо в сопроводительном письме на передачу документа Системы стандартизации в ООО «ИРЦ Газпром» и занесенное официальным издателем в реестр рассылки официальных экземпляров документа Системы стандартизации ОАО «Газпром».
3.18 официальный экземпляр документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - официальный экземпляр документа Системы стандартизации): Документ, содержащий текст, согласованный и утвержденный в установленном в ОАО «Газпром» порядке; имеющий обозначение, присваиваемое официальным издателем документов Системы стандартизации.
3.19 оригинал-макет документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - оригинал-макет документа Системы стандартизации): Документ, аутентичный подлиннику документа Системы стандартизации, прошедший предпечатную подготовку, удовлетворяющий требованиям полиграфического исполнения и полностью подготовленный к изданию.
3.20 предпечатная подготовка документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - предпечатная подготовка документа Системы стандартизации): Процесс подготовки содержательной части документа Системы стандартизации, включающий корректуру текста, обработку графического материала и верстку.
3.21 реестр рассылки официальных экземпляров документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - реестр рассылки официальных экземпляров документа Системы стандартизации): Журнал распространения документов Системы стандартизации официальным издателем.
3.22 разработчик документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее - разработчик документа Системы стандартизации): Организация или дочернее общество ОАО «Газпром», а также сторонняя организация, которые по договору с ОАО «Газпром» осуществляют разработку документа Системы стандартизации в соответствии с установленным порядком.
4.1 Настоящий стандарт распространяется на документы Системы стандартизации, к которым в соответствии со СТО Газпром 1.0 относятся: стандарты ОАО «Газпром» (СТО Газпром), рекомендации ОАО «Газпром» (Р Газпром), информационный указатель документов Системы стандартизации (ИУС), и которые официально издаются от имени ОАО «Газпром».
4.2 Распространение документов Системы стандартизации осуществляется в соответствии с основными целями и принципами стандартизации в ОАО «Газпром», установленными СТО Газпром 1.0.
4.3 Функциональный заказчик определяет официальный тираж документа Системы стандартизации и утверждает список структурных подразделений, дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» для рассылки официального тиража документа Системы стандартизации.
4.4 Обеспечение официальными экземплярами документа Системы стандартизации производит официальный издатель.
5.1 Для обеспечения доступности сведений о документах Системы стандартизации публикуется официальная информация в соответствии с 10.13 СТО Газпром 1.1.
5.2 Официальный издатель публикует информацию о регистрации документов Системы стандартизации в специальном разделе на собственном Интранет-сайте, руководящий орган Системы стандартизации - на Интернет-сайте ОАО «Газпром» (страница «Инновационная деятельность»).
5.3 Официальный издатель осуществляет формирование и ведение фонда документов Системы стандартизации.
В фонде хранятся:
- официальные экземпляры документов Системы стандартизации;
- электронные файлы, использованные для производства официального тиража документа Системы стандартизации;
- журналы регистрации стандартов ОАО «Газпром»;
- реестры рассылки официального тиража документов Системы стандартизации.
5.4 Аутентичная электронная версия официального экземпляра документа Системы стандартизации помещается в раздел «Документы Системы стандартизации ОАО «Газпром» Единой информационной системы по техническому регулированию ОАО «Газпром».
Порядок доступа к Единой информационной системы по техническому регулированию ОАО «Газпром» определяется в порядке, установленном в Обществе.
6.1 Функции регистрации, издания и распространения официальных экземпляров документов Системы стандартизации возлагаются на официального издателя.
6.2 В рамках указанных функций официальный издатель осуществляет:
- регистрацию и учет стандартов и рекомендаций ОАО «Газпром», изменений и поправок к ним;
- корректуру утвержденного документа Системы стандартизации;
- подготовку оригинал-макета утвержденного документа Системы стандартизации;
- тиражирование документа Системы стандартизации (как правило, офсетным способом печати);
- хранение бумажной распечатки оригинал-макета документа Системы стандартизации и его электронной версии;
- рассылку официальных экземпляров документов Системы стандартизации.
6.3 Документы Системы стандартизации распространяются официальным издателем от имени ОАО «Газпром».
6.4 Документы Системы стандартизации учитываются официальным издателем в реестре рассылки официальных экземпляров документов Системы стандартизации по форме в соответствии с приложением А.
6.5 Официальный издатель распространяет официальный тираж документов Системы стандартизации на основании договоров с ОАО «Газпром» на оказание услуг по регистрации, изданию и распространению документов Системы стандартизации.
6.6 К применению в ОАО «Газпром» допускаются документы Системы стандартизации, прошедшие регистрацию согласно 10.4 СТО Газпром 1.1 (для СТО Газпром) и 8.2 СТО Газпром 1.8 (для - Р Газпром).
6.7 Процедура подготовки к тиражированию и распространению документов Системы стандартизации осуществляется в следующей последовательности.
6.7.1 Функциональный заказчик после согласования проекта организационно-распорядительного документа об утверждении и введении в действие документа Системы стандартизации в Юридическом департаменте ОАО «Газпром» (для СТО Газпром) или рассмотрения и согласования проекта документа Системы стандартизации в руководящем органе Системы стандартизации (для Р Газпром и ИУС), но до утверждения указанных документов Системы стандартизации, направляет проект документа Системы стандартизации вместе с проектом организационно-распорядительного документа об утверждении и введении его в действие (для СТО Газпром) или проектом листа утверждения (для Р Газпром и ИУС); проектом списка структурных подразделений, дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» для рассылки официального тиража документа Системы стандартизации (СТО Газпром; Р Газпром или ИУС) официальному издателю документов Системы стандартизации для согласования сроков введения в действие, издания и рассылки.
6.7.2 Официальный издатель корректирует сроки издания, рассылки и введения в действие документа Системы стандартизации с учетом нормативов трудоемкости на выполнение работ по предпечатной подготовке научно-технических, научно-методических, учебных и официальных изданий и ставит визу на обратной стороне организационно-распорядительного документа или листа утверждения. Дата рассылки документа Системы стандартизации должна предшествовать дате введения документа в действие. Установленная дата введения документа Системы стандартизации в действие проставляется официальным издателем на первой странице документа.
6.7.3 Функциональный заказчик по замечаниям официального издателя вносит необходимые уточнения в организационно-распорядительный документ ОАО «Газпром» и представляет его в установленном порядке на утверждение в Аппарат Правления ОАО «Газпром».
6.7.4 Функциональный заказчик представляет официальному издателю не позднее 15 дней после утверждения документа Системы стандартизации с сопроводительным письмом по форме, приведенной в приложении Б следующие материалы:
- копию организационно-распорядительного документа об утверждении и введении в действие СТО Газпром или копию листа утверждения для Р Газпром или ИУС;
- два экземпляра бумажной распечатки копии подлинника документа Системы стандартизации (без оборота бумажного листа), каждая страница которого подписана уполномоченным лицом функционального заказчика;
- аутентичную электронную версию подлинника документа Системы стандартизации;
- список структурных подразделений, дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром», утвержденный функциональным заказчиком для рассылки официального тиража документа Системы стандартизации (далее - список рассылки) по форме, приведенной в приложении В.
Примечание - В сопроводительном письме указывается фамилия, имя, отчество, должность, организация и телефон лица, которого функциональный заказчик наделяет полномочиями согласования и подписи в печать оригинал-макета документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» (далее уполномоченное лицо).
6.7.5 Официальный издатель осуществляет корректуру текста, не меняющую смысл основных положений документа, и подготавливает оригинал-макет утвержденного документа Системы стандартизации в течение срока, соответствующего нормативам трудоемкости на выполнение работ по предпечатной подготовке научно-технических, научно-методических, учебных и официальных изданий.
6.7.6 Функциональный заказчик или его уполномоченное лицо утверждает оригинал-макет документа Системы стандартизации для печати. При этом:
- подписывается каждая страница документа;
- на титульном листе документа Системы стандартизации проставляет надпись «Разрешено в печать», подпись уполномоченного лица, ее расшифровка и дата подписания.
6.8 Функциональный заказчик несет ответственность за соответствие оригинал-макета документа Системы стандартизации подлиннику утвержденного документа Системы стандартизации.
6.9 Официальный издатель несет ответственность за соответствие экземпляров официального издания документов Системы стандартизации подготовленному им оригинал-макету документа Системы стандартизации.
6.10 Документы Системы стандартизации издают в соответствии с 10.7 СТО Газпром 1.1 (для СТО Газпром) и 8.4 СТО Газпром 1.8 (для Р Газпром).
6.11 Распространение документов Системы стандартизации осуществляется официальным издателем в соответствии со списком рассылки по 6.7.4 с обязательным приложением сопроводительного письма за подписью руководящего лица официального издателя (в письме указываются обозначение, наименование и реквизиты утверждения документа; количество представляемых экземпляров).
Примечание - распространение документов Системы стандартизации, как правило, осуществляется почтой в виде ценной бандероли. При этом одно почтовое отправление может содержать несколько документов Системы стандартизации, отправляемых в адрес конкретного получателя в соответствии со списком рассылки. Информацию о рассылаемых почтой документах Системы стандартизации официальный издатель заносит в Список партионных регистрируемых почтовых отправлений, составленный по форме в соответствии с Приложением Г. Указанный список является отчетным документом по договору в соответствии с 6.5 настоящего стандарта.
7.1 Официальный тираж документа Системы стандартизации определяется функциональным заказчиком с учетом его использования в течение расчетного периода потребности.
7.2 Расчетным периодом потребности официального тиража документа Системы стандартизации следует считать период действия конкретного документа Системы стандартизации, а в случае утверждения документа без установления срока его действия:
5 лет - для СТО Газпром;
3 года - Р Газпром;
1 год - для ИУС.
7.3 В списке структурных подразделений, дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» для рассылки официального тиража документа Системы стандартизации, выполненного по форме, приведенной в приложении В, должно быть предусмотрено количество официальных экземпляров документа Системы стандартизации, необходимых для обеспечения потребности структурных подразделений ОАО «Газпром», его дочерних обществ и организаций, а также сторонних организаций, в случае если это установлено в договоре с ОАО «Газпром», в течение расчетного периода, в том числе:
- функциональному заказчику документа Системы стандартизации - 6 экз.;
- разработчику документа Системы стандартизации - 5 экз.;
- руководящему органу Системы стандартизации - 2 экз.;
- структурному подразделению ОАО «Газпром», ответственному
за формирование и поддержание электронного архива
проектно-сметной документации объектов ОАО «Газпром» - 1 экз.;
- юридическому департаменту ОАО «Газпром» - 1 экз.;
- организации, осуществляющей научно-методическое
обеспечение работ по стандартизации ОАО «Газпром» - 3 экз.;
- организации, ответственной за методическое
обеспечение деятельности по стандартизации
ОАО «Газпром» в области учета, регистрации,
издания и обеспечения организаций и дочерних
обществ ОАО «Газпром» нормативной документацией,
разработанной и утвержденной ОАО «Газпром» - 3 экз.;
- организации, ответственной за корпоративный надзор
и методическое обеспечение деятельности надзора ОАО «Газпром»
в области корпоративного за соблюдением требований технических
регламентов и стандартов ОАО «Газпром» в области надежности и
безопасности опасных производственных объектов ОАО «Газпром» - 1 экз.;
- организации, ответственной за методическое обеспечение
деятельности по стандартизации ОАО «Газпром» в области создания
и эксплуатации систем связи и телекоммуникаций - 1 экз.;
- количество официальных экземпляров документов в
соответствии с Федеральным законом [3] - 10 экз.
- количество официальных экземпляров издающей
- организации в соответствии с Федеральным законом [3] - 1 экз.
8.1 Запрос на получение официальных экземпляров документа Системы стандартизации (далее - документ) структурные подразделения ОАО «Газпром», его дочерние общества и организации, а также сторонние организации направляют официальному издателю.
В запросе следует указать:
- основание для приобретения документа (за исключением структурных подразделений ОАО «Газпром и дочерних обществ со 100% участием ОАО «Газпром» );
- наименование и обозначение документа;
- необходимое количество экземпляров;
- фамилию исполнителя, номер телефона, номер факса;
- сведения об организации (за исключением структурных подразделений ОАО «Газпром), Ф.И.О. руководителя организации, Ф.И.О. исполнителя письма.
Примечание - в качестве основания для приобретения документа следует приводить реквизиты договорных документов на выполнение работ в интересах ОАО «Газпром», резолюций руководства ОАО «Газпром», организационно-распорядительных документов и т.п., в которых присутствуют ссылки на соответствующие документы Системы стандартизации.
8.2. Официальный издатель направляет письмо с копиями запросов на приобретение официальных экземпляров документов Системы стандартизации (кроме запросов структурных подразделений ОАО «Газпром») в руководящий орган Системы стандартизации на согласование возможности распространения документов .
8.3 Руководящий орган Системы стандартизации по каждому документу, указанному в запросе по 8.1, получает от соответствующего функционального заказчика документа Системы стандартизации письменное подтверждение возможности (невозможности) предоставления официального экземпляра документа Системы стандартизации по запросу.
Примечание - руководящий орган Системы стандартизации ОАО «Газпром» вправе запросить мнение функционального заказчика о возможности (невозможности) предоставления официального экземпляра документа без дополнительного повторного согласования по запросу.
8.4 Руководящий орган Системы стандартизации на основании полученной информации от функционального заказчика оформляет решение о возможности предоставления официального экземпляра документа Системы стандартизации (далее - решение) и направляет его официальному издателю.
8.5 После получения от руководящего органа Системы стандартизации решения официальный издатель оформляет договор с подателем запроса на приобретение официального экземпляра документа Системы стандартизации (за исключением структурных подразделений ОАО «Газпром).
8.6 По согласованию и по поручению руководящего органа Системы стандартизации официальный издатель имеет право изготовить официальные экземпляры документа Системы стандартизации цифровым способом. Изготовленный таким способом документ заверяется штампом официального издателя.
8.7 Стоимость услуг по изготовлению и рассылке официального экземпляра документа Системы стандартизации по поступившему запросу определяется официальным издателем документов Системы стандартизации отдельно по каждой заявке с учетом затрат на тиражирование и распространение официального экземпляра документа Системы стандартизации.
8.8 После поступления денежных средств на расчетный счет официальный издатель осуществляет тиражирование и рассылку официального экземпляра документа Системы стандартизации.
9.1 Каждый документ Системы стандартизации подлежит учету и хранению пользователем официального экземпляра документа Системы стандартизации.
9.2 В обязанности пользователя (за исключением структурных подразделений ОАО «Газпром») входит регистрация этого документа, учет, обеспечение сохранности, доступности и использование по назначению в пределах установленной каждым документом Системы стандартизации области применения. Хранение и использование пользователем незарегистрированных официальных экземпляров документов Системы стандартизации ОАО «Газпром» не допускается.
9.3 Регистрация и учет официальных экземпляров документов Системы стандартизации пользователем осуществляется с целью поддержания фонда документов Системы стандартизации в дочерних обществах и организациях ОАО «Газпром» в актуальном состоянии, исключения из обращения неиспользуемых документов и контроля за их использованием по назначению.
9.4 При получении официального экземпляра документа Системы стандартизации пользователь учитывает его в журнале регистрации официальных экземпляров документа Системы стандартизации по форме, приведенной в приложении Д.
9.5 Копирование и репродуцирование пользователем для использования в работе его сотрудниками осуществляется по разрешению руководителя организации, являющейся пользователем данного документа Системы стандартизации.
Пользователь не имеет право тиражировать и передавать копии официальных экземпляров документов Системы стандартизации третьим лицам.
9.6 Копия официального экземпляра документа Системы стандартизации учитывается в журнале регистрации официальных экземпляров документа Системы стандартизации по форме, приведенной в приложении Д.
9.7 Каждая копия официального экземпляра документа Системы стандартизации должна иметь свой учетный номер и штамп пользователя, подтверждающий идентичность текста официальному экземпляру документа Системы стандартизации.
9.8 Копия официального экземпляра документа Системы стандартизации выдается сотруднику пользователя на время, необходимое для использования данного документа в работе по назначению.
9.9 Пользователь несет ответственность за своевременное внесение в зарегистрированные официальные экземпляры документа Системы стандартизации, а также в их копии изменений (поправок), утвержденных ОАО «Газпром» в установленном порядке.
9.10 В случаях, когда необходимо использование официальных экземпляров документа Системы стандартизации, например, при проведении подтверждения соответствия требованиям стандартов, аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий (центров), заключении договоров, судебных разбирательствах и иных видах разрешения разногласий между изготовителями и потребителями продукции, исполнителями и заказчиками работ, услуг и т.п., а также в библиотеках и отделах научно-технической информации, следует применять только те экземпляры официального тиража документа Системы стандартизации, изменения (поправки) в которые внесены в соответствии с порядком, установленным разделом 7 СТО Газпром 1.1 (для СТО Газпром) и разделом 9 СТО Газпром 1.8 (для Р Газпром).
9.11 Документ Системы стандартизации подлежит уничтожению в случае невозможности дальнейшего использования зарегистрированного пользователем официального экземпляра документа Системы стандартизации вследствие его ветхости или повреждения, а также в связи с его отменой.
9.12 Во всех случаях прекращения использования учтенного экземпляра документа Системы стандартизации или его копии данный документ (его копия) подлежит уничтожению. При этом пользователем составляется «Акт об уничтожении зарегистрированных пользователем официальных экземпляров документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» и копий с них» по форме, приведенной в приложении Е, с обязательной отметкой в журнале регистрации официальных экземпляров документа Системы стандартизации и их копий, оформленном по форме, приведенной в приложении Д.
Примечание: Организации, ответственные за методическое обеспечение деятельности ОАО «Газпром в области стандартизации согласно Перечня [2], сохраняют отмененные документы в архиве.
9.12 Руководящий орган Системы стандартизации вправе организовать проверку выполнения требований настоящего стандарта у пользователя или запросить у него сведения о регистрации и учете официальных экземпляров документа Системы стандартизации.
(для официального издателя документов Системы стандартизации ОАО «Газпром»)
|
Обозначение и наименование документа |
Организация-пользователь официальных экземпляров документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» 1 |
Количество экземпляров документа |
Номера официальных экземпляров документа |
Дата отправки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
__________________________
1 В Реестр рассылки следует включать обязательные экземпляры, перечисленные в 7.3 настоящего стандарта.
Генеральному директору
ООО «ИРЦ Газпром»
О тиражировании ___________________
указать вид документа
Уважаемый Сергей Александрович!
В соответствии с приказом (распоряжением) ОАО «Газпром» от_________20__г. №________ направляем Вам копии бумажной распечатки подлинника и аутентичную ему электронную копию утвержденного стандарта (Рекомендаций, ИУС)______________________ (полное наименование) для регистрации, корректуры, подготовки оригинал-макета, тиражирования и рассылки в установленном порядке.
Бумажная версия стандарта (Рекомендаций) оформлена в соответствии с требованиями СТО Газпром 1.1-2005 (СТО Газпром 1.8-2007) и содержит все изменения, внесенные при согласовании проекта стандарта (Рекомендаций)**.
Одновременно направляем Вам утвержденный ОАО «Газпром» список структурных подразделений, дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» для рассылки официального тиража стандарта (Рекомендаций, ИУС).
Проверить и подписать оригинал-макет «в печать» уполномочивается
_________________(указывается должность, организация, фамилия, имя, отчество, телефон сотрудника).
Стандарт (Рекомендации, ИУС) разработан(ы) по договору НИОКР от___________ № _________.
Приложения:
1. Копия организационно-распорядительного документа об утверждении и введении в действие СТО Газпром (или копия листа утверждения Р Газпром или ИУС) на____л. в 1 экз.
2. Утвержденный документ Системы стандартизации ОАО «Газпром» - бумажная распечатка документа (без оборота бумажного листа), каждая страница которого подписана функциональным заказчиком или его уполномоченным лицом на ____л. в 2 экз.
3. Аутентичная электронная версия подлинника утвержденного документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» в 1 экз.
4. Список структурных подразделений, дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» для рассылки официального тиража документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» на____ л. в 1 экз.
Функциональный заказчик подпись расшифровка
подписи, дата
____________________________
* - на бланке ОАО «Газпром»
** - для ИУС абзац не приводить
______________________________________________________________________
(полное наименование СТО Газпром, Р Газпром, ИУС)
тираж ________ экз.
(по организационно-распорядительному документу для СТО Газпром)
1 Структурные подразделения ОАО «Газпром»
Функциональный
заказчик документа Системы стандартизации
ОАО «Газпром» 6
экз.
Руководящий орган Системы стандартизации ОАО «Газпром» 2 экз.
Структурное подразделение ОАО «Газпром», ответственное за
формирование и поддержание электронного архива
проектно-сметной документации объектов ОАО «Газпром» 1 экз.
Юридический департамент ОАО «Газпром» 1 экз.
Прочие структурные подразделения (при необходимости)
2 Общества с ограниченной ответственностью
Разработчик документа Системы стандартизации ОАО «Газпром» 5 экз.
Организация, осуществляющая научно - методическое обеспечение
работ по стандартизации (ООО «ВНИИГАЗ» *) 3 экз.
Организация, ответственная за методическое обеспечение
деятельности по стандартизации ОАО «Газпром» в области
учета, регистрации, издания и обеспечения организаций и
дочерних обществ ОАО «Газпром» нормативной документацией,
разработанной и утвержденной ОАО «Газпром»
(ООО «ИРЦ «Газпром» *) 3 экз.
Организация, ответственная за корпоративный надзор и
методическое обеспечение деятельности ОАО «Газпром»
в области корпоративного надзора за соблюдением требований
технических регламентов и документов Системы стандартизации
в области надежности и безопасности опасных производственных
объектов ОАО «Газпром» (ООО Газнадзор» *) 1 экз.
Организация, ответственная за методическое обеспечение
деятельности по стандартизации ОАО «Газпром» в области
создания и эксплуатации систем связи и телекоммуникаций
(ООО «Гипрогазцентр» *) 1 экз.
Прочие организации, которым документ Системы стандартизации
ОАО «Газпром» необходим для работы, в следующем порядке:
- Дочерние общества ОАО «Газпром» N** экз.;
- Прочие организации, не являющиеся дочерними обществами
или зависимыми организациями ОАО «Газпром» X** экз.
________________________
* - в соответствии с Перечнем [2]
** - указывается необходимое количество экземпляров.
|
Наименование организации |
Кол-во экземпляров, шт |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ИТОГО (по каждому разделу списка): |
|
Обязательные пункты для включения в список:
В соответствии с п. 1, ст. 7 Федерального закона «Об обязательном
экземпляре документов» от 29.12.94 № 77-ФЗ 1 экз.
В соответствии с п. 2, ст. 7 Федерального закона «Об обязательном
экземпляре документов» от 29.12.94 № 77-ФЗ 10 экз.
В соответствии с п. 2, ст. 11 Федерального закона «Об обязательном
экземпляре документов» от 29.12.94 № 77-ФЗ 1 экз.
Функциональный заказчик подпись расшифровка
подписи, дата
Исполнитель:
ФИО, телефон
СПИСОК
ПАРТИОННЫХ РЕГИСТРИРУЕМЫХ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ,
поданных на почту № _____ (указать номер почтового отделения)
Наименование документа_________________________________________________________
ОТПРАВИТЕЛЬ: ООО «ИРЦ Газпром», Москва
Дата ____________200_ г.
|
№ п.п. |
Куда |
Кому |
Вид отправления |
Кол-во документов, шт. |
Вес |
Взыскано сборов |
Подавательский № |
Для отметок |
||
|
Обознаение документа 1 |
Обознаение документа 2 |
Обознаение документа …n |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(для пользователя официальных экземпляров документа Системы стандартизации ОАО «Газпром»)
|
Обозначение и наименование документа (копии документа) |
Дата поступления документа |
Номер изготовленной копии* |
Дата уничтожения документа или его копии, номер акта, подпись ответственного лица |
|
1 |
3 |
2 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* - к номеру официального экземпляра документа через символ «/» добавляется порядковый номер копии
УТВЕРЖДАЮ
Должность Руководителя
дочернего общества (организации)
подпись, расшифровка подписи, дата
АКТ № ___ от «___» ____ 20__ г.
об уничтожении официальных экземпляров документов Системы стандартизации ОАО «Газпром»
и копий с них
|
Основание:____________________________________________________________________ (наименование документа, на основании которого составлен акт) Составлен комиссией в составе: Председатель__________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Члены комиссии: 1.____________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) 2.____________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Комиссия составила настоящий Акт в том, что официальные экземпляры документа/нижеперечисленных документов Системы стандартизации ОАО «Газпром»_______________(наименование и обозначение документа/ов) подлежат уничтожению вследствие _______________________________________________ (причина, по которой уничтожается документ) Документ(ы) по настоящему Акту в нашем присутствии уничтожен(ы). Председатель комиссии ________________________________ (подпись, расшифровка подписи) Члены комиссии: _____________________________________ (подпись, расшифровка подписи)
|
[1] Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ
[2] Перечень дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром», ответственных за методическое обеспечение деятельности ОАО «Газпром» по вопросам технического регулирования, в том числе в области стандартизации (утвержден ОАО «Газпром» 28 апреля 2005 г.)
[3] Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ
Ключевые слова: система стандартизации ОАО «Газпром», порядок, тиражирование, распространение, хранение, уничтожение, документ, официальное издание, официальный тираж, копия