Изменение № 2 ГОСТ 24.402-80 Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение
Утверждено и введено в действие Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 25.11.87 № 4249
Дата введения 01.05.88
Вводную часть дополнить абзацем: «Стандарт не распространяется на перфокарты, перфоленты и магнитные носители данных, являющиеся составной частью АСУ».
Пункт 1.2 изложить в новой редакции: «1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют:
документы, выполненные в форме, визуально воспринимаемой человеком, на бумажных носителях, удостоверенные подписями, печатями и т.д. - на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии (в соответствии с ГОСТ 2.102-68);
документы, выполненные на перфокартах и перфолентах (далее - на перфоносителях) - на подлинники, контрольные копии, дубликаты, копии (по ГОСТ 2.003-83), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84;
документы, выполненные на магнитных носителях данных - на подлинники, дубликаты, копии (по ГОСТ 6.10.4-84), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84».
Пункт 1.4. Второй абзац изложить в новой редакции: «Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником или дубликатом».
Раздел 1 дополнить пунктом - 1.5: «1.5. Учет, хранение и обращение документов, выполненных на машинных носителях данных (магнитных и перфоносителях) должна осуществлять специальная служба хранения, входящая в состав ОТД (БТД), снабженная хранилищами и рабочими помещениями, предназначенными для обработки, акклиматизации, приемовыдачи документов, выполненных на машинных носителях данных, а также имеющая оборудование, обеспечивающее сохранность документов: стеллажи, шкафы, контрольно-измерительные приборы, фиксирующие параметры воздушной среды в хранилище: температуру воздуха, содержание пыли, влажность, содержание вредных газов и примесей в воздухе, напряженность магнитных полей и т.д.
Допускается включать данную службу хранения в состав других подразделений предприятия (организации)».
Пункт 2.11 изложить в новой редакции: «2.11. В приложении 1 даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учтенную копию документа».
Раздел 2 дополнить пунктами - 2.12 - 2.15: «2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с записи информации из основной надписи в соответствии с ГОСТ 2.031-83 и стандартами ЕСПД.
2.13. На каждый поступивший в ОТД (БТД) машиночитаемый документ следует заводить учетную карточку (приложение 2).
2.14. Машиночитаемые документы должны приниматься службой хранения ОТД (БТД) и выдаваться из нее с записью в журнале приема-выдачи машиночитаемых документов (приложение 3).
2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании машиночитаемого документа (приложение 4), который должен утверждаться руководителем предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД)».
Пункт 3.3. Первый абзац дополнить словами: «в соответствии с ГОСТ 7.50-84».
Раздел 3 дополнить пунктами - 3.7 - 3.14:
«3.7. Документ, выполненный на машинном носителе, должен приниматься службой хранения ОТД (БТД) вместе с листом утверждения, выполненным в соответствии с ГОСТ 19.104-77.
3.8. Документы на магнитных носителях данных, принимаемые на хранение, должны быть упакованы в кассету с предохранительным пояском или в пластмассовые коробки, в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-73 и в коробки из пенопласта или глянцевого картона по ГОСТ 7933-75. Допускается упаковывание в коробки из картона других марок (В, Г, Д), оклеенные обложечной бумагой по ГОСТ 20283-74 или другой, равноценной ей по качеству, в коробки из полимерных материалов, например, сополимеров полистирола по ГОСТ 13077-77, а также в пакеты неразъемного типа (т.е. в первичной упаковке).
3.9. Документы на разных носителях данных должны храниться раздельно.
3.10. Упаковки с документами, выполненными на магнитных лентах, должны находиться в вертикальном положении на стеллажах или в подвешенном состоянии в шкафах.
Документы на бумажных перфорационных носителях должны храниться в отдельных специальных (для перфокарт и перфолент) шкафах с выдвижными ящиками. При хранении на стеллажах документы должны быть упакованы в закрытые металлические кассеты или коробки.
3.11. На подлинник или дубликат должны наклеиваться этикетки с надписями «подлинник» или «дубликат» соответственно.
3.12. Выдача машиночитаемых документов из службы хранения ОТД (БТД) должна производиться в виде документов или копий (в соответствие с п. 2.14).
Подлинники машиночитаемых документов следует выдавать только для изготовления дубликатов.
3.13. Передача документов на машинных носителях данных для временного в постоянного использования другим организациям должна осуществляться по актам приема-выдачи машиночитаемого документа (приложение 4) на основании приказа руководства предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД). Документы следует передавать с сопроводительным письмом по ГОСТ 6.10.4-84.
3.14. Сохранность записи на магнитных носителях информации проверяют не реже одного раза в 3 мес на эксплуатируемой ЭВМ (включая восстановление испорченной в процессе хранения информации).
Магнитные ленты регулярно подвергают проверке и профилактической очистке после 100-кратного использования их в работе на ЭВМ. Если магнитные ленты не используют в работе в течение 6 мес, то их следует подвергать перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулоне».
Приложение справочное дополнить номером - 1.
Стандарт дополнить приложениями (рекомендуемыми) - 2 - 4:
Рекомендуемое
ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА
Наименование организации - держателя документа |
Отметка о подлинности (подлинник, дубликат, копия, контрольная копия) |
Регистрационный номер документа |
|||||||||
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА |
Дата создания |
Срок хранения |
Дата и номер акта об аннулировании |
||||||||
Наименование и код документа |
Примечание |
||||||||||
Краткое содержание |
Место хранения |
||||||||||
Организация - создатель документа |
Носитель, на котором записан документ |
Наличие копий документа |
|||||||||
Наименование и код Местонахождение и его код |
Вид носителя (ПК, ПЛ, МЛ, МД) |
Кол-во |
Инв. номер (МЛ, МД) |
Вид носителя (ПК, ПЛ, МЛ, МД) |
Кол-во |
Рег. номер (МЛ, МД) |
|||||
Лицо, ответственное за запись |
|||||||||||
Код |
Личная подпись |
Расшифровка подписи |
|||||||||
Формат A5
ОБОРОТНАЯ СТОРОНА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА
ИЗМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ |
|||||
Дата |
Лицо, ответственное за производственные изменения |
Основные изменения |
Содержание изменения |
||
код |
личная подпись |
расшифровка подписи |
|||
Рекомендуемое
(Наименование
организации)
ЖУРНАЛ ПРИЕМА-ВЫДАЧИ МАШИНОЧИТАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
№ пп |
Регистрационный номер |
Наименование и код документа |
Носитель, на котором записана информация |
Номер сопроводительного документа |
Документ поступил |
Документ выдан |
Примечание |
||||||
Вид |
Кол-во |
Инвентарный номер (номера) для МЛ, МД |
Дата |
Откуда поступил |
Фамилия и подпись принявшего |
Дата |
Куда выдан |
Фамилия и подпись получившего |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
Рекомендуемое
Наименование организации |
|||||||||||||||||||||||
АКТ (дата) № _________________ приема-выдачи машиночитаемого документа |
УТВЕРЖДАЮ (Руководитель организации) личная ______________________________ подпись расшифровка подписи (дата) |
||||||||||||||||||||||
Основание ______________________ от ______________________ № _____________ Для какой цели выдается документ: _________________________________________ Получатель______________________________________________________________ (наименование организации, адрес, телефон)
Всего ___________ документов Составлен в ___________ экземплярах 1-й экземпляр ___________ 2-й экземпляр ___________ Выдал: _________________ Принял: _________________ (должность) (должность) личная личная подпись расшифровка подпись расшифровка подписи подписи |
(ИУС № 2 1988 г.)