СТО-02570823-16-05
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИИ
ФГУП «Центральный ордена «Знак Почета»
научно-исследовательский институт геодезии,
аэросъемки и картографии им. Ф.Н. Красовского»
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
ОТРАСЛЕВОЙ ФОНД
НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Москва
2005 г.
ПРЕДИСЛОВИЕ
1 РАЗРАБОТАН ФГУП «Центральный ордена «Знак Почета» научно-исследовательский институт геодезии, аэросъемки и картографии им. Ф.Н. Красовского» (ФГУП «ЦНИИГАиК»)
Директор института Н.Л. Макаренко
Руководитель темы,
Зав. ОСМОГИ А.И. Спиридонов
Зав. лабораторией
стандартизации А.С. Трофимов
Н.с. O.К. Голубкова
2 РАССМОТРЕН И ОДОБРЕН Техническим комитетом ТК 404 «Геодезия и картография» (протокол № 6 от 31.10.2002 г.) и Роскартографией (заключение РК от 25 ноября 2002 г.)
3 УТВЕРЖДЕН и ВВЕДЕН в действие Приказом Головной организации метрологической службы отрасли (ФГУП «ЦНИИГАиК») № 120 от 27 сентября 2005 г.
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
СОДЕРЖАНИЕ
|
4. Задачи, состав и структура фонда. 4 7. Библиотечная обработка документов, организация и ведение справочно-поискового аппарата. 5 |
СТО-02570823-16-05
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
Отраслевой фонд нормативных документов.
Основные положения
Дата введения 2006-01-01
СТО распространяется на отраслевой фонд нормативных документов и устанавливает основные положения по составу, комплектованию, организации фонда нормативных документов, действующих в системе Федеральной службы геодезии и картографии России и справочно-информационному обслуживанию пользователей.
В настоящем СТО применяются следующие термины с соответствующими определениями.
2.1 база данных: Набор данных, который достаточен для установленной цели и представлен на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в нем информации (ГОСТ 7.73).
2.2 банк данных: Автоматизированная информационно-поисковая система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации в них (ГОСТ 7.73)
2.3 библиографическая обработка: Совокупность процессов формирования библиографической записи документа для представления его в библиотечных каталогах, библиографических указателях, списках и картотеках (ГОСТ 7.76)
2.4 библиографическое описание, описание: Совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования областей и элементов, и предназначенных для идентификации и общей характеристики документа (ГОСТ 7.76)
2.5 библиотечная обработка: Совокупность процессов подготовки документов и библиографических записей к их дальнейшему использованию и хранению (ГОСТ 7.76)
2.6 библиотечное обслуживание: Совокупность разных видов деятельности по удовлетворению потребностей ее пользователей путем предоставления библиотечных услуг (выдача документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки, консультации и т.д.) (ГОСТ 7.0)
2.7 источники комплектования: Организации, учреждения и отдельные лица, с помощью которых комплектуются фонды библиотек, информационных центров (ГОСТ 7.76)
2.8 картотека: Совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, независимо от их наличия или отсутствия в фонде (ГОСТ 7.76)
2.9 каталог: Совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или информационного центра (ГОСТ 7.76)
2.10 комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки, информационного центра (ГОСТ 7.76)
2.11 название: Условное обозначение одного издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах (ГОСТ 7.20)
2.12 организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов (ГОСТ 7.76)
2.13 основной фонд: Фонд, включающий основную массу документов по профилю библиотеки, информационного центра и предназначенный для использования и хранения (ГОСТ 7.76)
2.14 подсобный фонд: Фонд, состоящий из наиболее спрашиваемых документов (ГОСТ 7.76)
2.15 профиль комплектования, тематико-типологический план комплектования: Документ, регламентирующий основные направления и особенности комплектования библиотеки, информационного центра и определяющий тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в фонд (ГОСТ 7.76)
2.16 регистрация документов: Запись документов, предназначенных для хранения в инвентарную книгу или другую учетную форму (ГОСТ 7.76)
2.17 регистрация периодических изданий: Регулярная запись номеров (томов, выпусков) периодического издания, позволяющая контролировать поступления и определять, какой последний номер получен (ГОСТ 7.76)
2.18 ретроспективное комплектование: Комплектование фонда отсутствующими профильными документами или недостающими экземплярами документов за прошлые годы (ГОСТ 7.76)
2.19 специализированный фонд: Фонд, состоящий из документов, отобранных по какому-либо из признаков: вид документов, тематика, читательское назначение (ГОСТ 7.76)
2.20 справочно-библиографическое обслуживание: Обслуживание в соответствии с запросами потребителей информации, связанное с предоставлением справок и других библиографических услуг (ГОСТ 7.0)
2.21 справочно-информационное обслуживание: Совокупность процессов по удовлетворению информационных запросов потребителей информации (ГОСТ 7.73)
2.22 справочно-поисковый аппарат: Совокупность информационно-поисковых массивов, содержащих данные об адресах хранения в информационно поисковой системе документов с определенными поисковыми образами документов (ГОСТ 7.73)
2.23 текущее комплектование: Комплектование фонда вновь изданными профильными документами (ГОСТ 7.76)
2.24 учет фонда: Комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда (ГОСТ 7.76)
В настоящем СТО использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения.
ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений.
ГОСТ 7.0-99 СИБИД. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения.
ГОСТ 7.1-2003 СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.
ГОСТ 7.20-2000 СИБИД. Библиотечная статистика.
ГОСТ 7.59-2003 СИБИД. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации.
ГОСТ 7.73-96 СИБИД. Поиск и распространения информации. Термины и определения.
ГОСТ 7.76-96 СИБИД. Комплектование фондов документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения.
ГОСТ 7.82-2001 СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных документов.
ГОСТ 7.83-2001 СИБИД. Электронные издания. Основные выходы и выходные сведения.
СТО 02570823-1.0-05 Стандарт организации. Служба стандартизации в области геодезии и картографии. Основные положения.
4.1 Основной фонд включает в себя документы государственной системы стандартизации по категориям ГОСТ Р 1.0, ОСТ 68-1-93 и документы системы геодезических, картографических инструкций, норм, правил (ГКИНП) и нормативно-технических и методических актов (НТА) по категориям ГКИНП (ГНТА)-119-94.
4.2 Специализированный фонд включает в себя документы по производству топографо-геодезических и картографических работ, разработанные организациями по стандартизации других государственных структур.
4.3 Подсобный фонд состоит из справочников по профилю фонда и литературы по стандартизации.
4.4 В фонде содержатся документы в виде печатной продукции и электронные издания.
4.5 Фонды нормативных документов базовых организаций по стандартизации, базовых организаций метрологической службы и предприятий и организаций создаются и ведутся самостоятельно.
Связь между фондами различных предприятий осуществляется традиционными способами и через сеть Интернет.
4.6 Назначение ответственных организаций за ведение фонда, объединение (децентрализации) фондов документов системы стандартизации и документов системы ГКИНП определяется по решению руководства Федерального органа исполнительной власти по геодезии и картографии (Роскартографии).
5.1 Комплектование фонда нормативных документов подразделяется на начальное, текущее и ретроспективное.
5.2 Профиль комплектования или тематико-типологический план комплектования разрабатывается организацией, ответственной за его ведение.
5.3 Источниками комплектования фонда являются территориальные отделы распространения НТД и НТИ ИПК Издательство стандартов (магазины стандартов), центральный картографо-геодезический фонд, организации Госстандарта - разработчики документов, головные и базовые организации по стандартизации других отраслей.
5.4 Приобретение документов осуществляется путем покупки документов, подпиской на сериальные издания, заказом документов по предварительным заявкам, а также обмена между фондами.
5.5 Комплектование вновь разработанными отраслевыми документами по стандартизации - в установленном порядке.
5.6 Копирование документов - по согласованию с разработчиком или держателем подлинника.
6.1 Все поступающие в фонд документы подлежат регистрации и учету.
Единицей индивидуального регистрационного учета для стандартов, технических условий, инструкций и т.п. является название, для периодических и продолжающихся - номер, том, выпуск.
Учет фонда проводится по каталогу фонда (карточная или машиночитаемая форма) и документальной базе данных.
6.2 В фонде нормативных документов применяется порядковая (нумерационная) расстановка для документов системы стандартизации и документов системы геодезических, картографических инструкций, норм, правил.
Тематические сборники, изданные без указания на титульном листе, этикетке дискеты номеров включенных в них документов и литература по стандартизации располагаются отдельно в алфавитной последовательности названий.
6.3 Отдельно изданные документы и электронные издания документов на дискетах и дисках CD-ROM хранятся в коробках или специальных папках с этикетками, на которых указываются категории и номера размещенных в них документов (от первого до последнего).
Полнотекстовый банк данных организуется на сетевом сервере.
Помещение, занимаемое фондом и предназначенное для хранения документов, должно быть сухим, чистым, оборудованным в противопожарном отношении и с соблюдением правил для работы на персональных компьютерах.
6.4 Внесение изменений и изъятие отмененных и замененных документов проводится согласно ГОСТ 2.503 и на основе официальной информации, публикуемой в ежемесячных информационных указателях стандартов и технических условий, издаваемых Госстандартом, извещений организаций-разработчиков, писем Роскартографии.
7.1 Документы, поступившие в фонд должны пройти библиотечную обработку, включающую в себя библиографическую обработку (составление библиографического описания, выбор первого элемента библиографической записи, формирование заголовка, индексирование, т.е. систематизация и предметизация, аннотирование и реферирование) и техническую библиотечную обработку (штемпелевание, проставление инвентарного номера и шифра хранения документов).
Библиографическое описание изданных нормативных документов производится по ГОСТ 7.1.
Библиографическое описание электронных изданий документов - по ГОСТ 7.82 и ГОСТ 7.83.
7.2 Систематизация и предметизация нормативных документов осуществляется по ГОСТ 7.59 с применением ОК 001-2000 с учетом особенностей предметизации этих документов.
7.3 Предметизация нормативных документов проводится на основании разработанных предметных рубрик. Составление перечня предметных рубрик (предметного рубрикатора) с учетом профиля работы предприятия предваряет процесс предметизации.
7.4 Справочно-поисковый аппарат фонда представляет собой совокупность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга каталогов, картотек, баз и банков данных.
Каталог раскрывает состав и содержание фонда и может функционировать в карточной и машиночитаемой форме, на микроносителях, а также в форме книжного издания.
Картотека содержит записи на документы, независимо от их наличия или отсутствия в фонде.
База данных должна быть представлена на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в ней информации.
7.5 Внесение в каталог, картотеку и базы данных сведений об отмене или замене документов, или принятых и введенных в действие изменениях к ним осуществляется в течение пяти дней со дня получения официальной информации (информационные указатели стандартов и технических условий, извещений организаций-разработчиков документов, писем Роскартографии) с последующим внесением изменений в документы.
7.6 Редактирование каталога, картотеки и базы данных предусматривает следующие операции:
- проверку правильности составления библиографического описания;
- установление действенности документов по последним годовым или ежемесячным указателям;
- проверку правильности заполнения разделов предметного каталога;
- замены устаревших предметных рубрик.
8.1 Справочно-информационное обслуживание проводится по следующим направлениям:
- справочно-библиографическое обслуживание;
- библиотечное обслуживание;
- подготовка и издание информационных материалов.
8.2 Справочно-библиографическое обслуживание проводится в следующих формах:
- предоставление справок и других библиографических услуг в соответствии с запросами потребителей;
- подготовка и издание библиографической информации
8.3 Библиотечное обслуживание включает следующие формы:
- абонентское обслуживание;
- читальный зал.
8.4 Подготовка и издание информационных материалов осуществляется путем издания отраслевых указателей и планов изданий на год.
8.5 Информационные услуги предоставляются также потребителям через сеть Интернет.
(справочное)
1) ОК 001-2000 Общероссийский классификатор стандартов
2) ГКИНП (ГНТА) 119-94 Инструкция о порядке разработки и утверждения нормативно-технических и методических актов на производство топографо-геодезических и картографических работ на территории Российской Федерации