МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
|
Унифицированные системы документации ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ Unified systems of documentation. |
ГОСТ |
Дата введения 01.01.88
Настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.
Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и организационно-распорядительную документацию.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы, используемые на различных уровнях управления народным хозяйством, должны создаваться на унифицированных формах.
Формирование документов на магнитном носителе - по ГОСТ 6.10.3.
1.3. Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных их функциональным назначением и уровнем использования: общесоюзные, отраслевые (ведомственные), республиканские документы.
1.4. Функциональное назначение унифицированных форм документов должно соответствовать классу Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД)*.
___________________
* На территории Российской Федерации действует ОК 011-93.
1.5. Формуляр-образец для межотраслевых (межведомственных) форм документов общесоюзного назначения утверждается министерством (ведомством) - разработчиком унифицированной системы документации (УСД) соответствующего функционального назначения.
Для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов формуляр-образец утверждается министерством (ведомством) по согласованию с министерством (ведомством) - разработчиком УСД соответствующего функционального назначения.
Необходимость разработки формуляра-образца определяется министерством (ведомством) СССР и союзной республики.
1.6. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества, после унификации этих реквизитов и определения необходимых для их размещения площадей.
Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.
1.7. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.
Описание может содержаться на стандартных листах бумаги или записано на машинном носителе.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К
ПОСТРОЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
НА ОСНОВЕ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА
2.1. Формуляр-образец устанавливает:
1) форматы бумаги;
2) служебные поля;
3) конструкционную сетку;
4) расположение частей и зон;
5) расположение реквизитов.
2.2. Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа.
2.2.1. Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297 ´ 420 мм), А4 (210 ´ 297 мм), А5 (148 ´ 210 мм), А6 (105 ´ 148 мм) по ГОСТ 9327.
В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации, допускается применение других форматов бумаги.
2.2.2. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное.
При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.
2.3. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:
1) для лицевой стороны листа:
поле подшивки (левое или верхнее) - 20 мм
левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за левое), нижнее и правое -10 мм;
2) для оборотной стороны листа:
поле подшивки (правое или верхнее) - 20 мм
правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за правое), нижнее и левое - 10 мм.
2.4. Конструкционная сетка формуляра-образца
2.4.1. Конструкционная сетка формуляра-образца образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.
2.4.2. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно быть:
1) между соседними вертикальными линиями - 2,6 мм (шаг письма);
2) между соседними горизонтальными линиями - 4,25 мм (межстрочный интервал). Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным
интервалом 4,24 мм.
2.4.3. Линии конструкционной сетки имеют порядковые номера в соответствии с черт. 1. Конструктивным элементом проектируемых форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.
Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две и более ячеек конструкционной сетки.
2.4.4. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник; между номерами ставится точка.
2.4.5. Количество вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки приведено в табл. 1.
2.5. Требования к расположению зон
2.5.1. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в соответствии с табл. 2.
Черт. 1
Таблица 1
|
Размеры формата, мм |
Количество линий конструкционной сетки, не более |
||
|
вертикальных |
горизонтальных |
||
|
A3 |
297 ´ 420 |
103 |
94 |
|
A3L |
420 ´ 297 |
150 |
65 |
|
А4 |
210 ´ 297 |
69 |
65 |
|
A4L |
297 ´ 210 |
103 |
45 |
|
А5 |
148 ´ 210 |
45 |
45 |
|
A5L |
210 ´ 148 |
69 |
30 |
|
А6 |
148 ´ 105 |
46 |
20 |
Таблица 2
|
Диапазон
используемых горизонтальных линий конструкционной сетки |
|||
|
заголовочной |
содержательной |
оформляющей |
|
|
A3 |
0-16 |
16-85 |
85-94 |
|
A3L |
0-12 |
12-58 |
58-65 |
|
А4 |
0-16 |
16-58 |
58-65 |
|
A4L |
0-12 |
12-38 |
38-45 |
|
А5 |
0-12 |
12-38 |
38-45 |
|
A5L |
0-8 |
8-25 |
25-30 |
|
А6 |
0-6 |
6-17 |
17-20 |
Примечание. В целях обеспечения рационального использования бумаги допускается изменять диапазон используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в заголовочной и содержательной частях формуляра-образца.
2.5.2. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.
2.5.3. В пределах заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны:
1) зона 1 - для размещения реквизитов заголовочной части документа;
2) зона 2 - для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа. Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.
2.5.4. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится в соответствии с черт. 2.
Черт. 2
Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов заголовочной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов в соответствии с черт. 3.
Черт. 3
2.5.5. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений в виде столбца рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл. 3.
Таблица 3
|
Границы расположения зон |
||
|
1 |
2 |
|
|
A3 |
1.0 - 16.92 |
1.93 - 16.102 |
|
A3L |
1.0 - 12.139 |
1.140 - 12.149 |
|
А4 |
1.0 - 16.58 |
1.59 - 16.68 |
|
A4L |
1.0 - 12.92 |
1.93 - 12.102 |
|
А5 |
1.0 - 12.34 |
1.35 - 12.44 |
|
A5L |
1.0 - 8.58 |
1.59 - 8.68 |
|
А6 |
1.0 - 6.11 |
1.12 - 6.19 |
2.5.6. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений по строке рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл. 4.
Таблица 4
|
Границы расположения зон |
||
|
1 |
2 |
|
|
A3 |
1.0 - 16.102 |
1.63 - 3.102 |
|
A3L |
1.0 - 12.149 |
1.110 - 3.149 |
|
А4 |
1.0 - 16.68 |
1.29 - 3.68 |
|
A4L |
1.0 - 12.102 |
1.63 - 3.102 |
|
А5 |
1.0 - 12.44 |
1.23 - 3.44 |
|
A5L |
1.0 - 8.68 |
1.47 - 3.68 |
Примечание. Для формата А6 размещение кодовых обозначений по строке не допускается.
2.5.7. В границах содержательной части формуляра-образца следует выделять специальную зону для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами организационной или вычислительной техники.
Реквизиты, подлежащие дальнейшей обработке, рекомендуется не прерывать другими реквизитами, а границы их расположения следует выделять жирной линией.
2.5.8. В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливается одна зона.
2.6. Требования к расположению реквизитов
2.6.1. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:
1) наименование формы;
2) код формы;
3) наименование организации - составителя документа;
4) код организации - составителя документа;
5) дата документа;
6) постоянные реквизиты документа;
7) подпись.
2.6.2. Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами)-разработчиками унифицированных систем документации.
В число дополнительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:
1) адрес организации - составителя документа;
2) наименование получателя(лей) документа;
3) периодичность представления документа и/или срок его представления;
4) гриф утверждения формы документа.
2.6.3. При размещении реквизитов формуляра-образца определяют поля данных, границы расположения реквизитов формуляра-образца, наносимых при проектировании форм документов.
Поля данных характеризуются координатами верхней левой и нижней правой ячеек определенного поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.
Пример. Координаты ячеек 1.0 - 5.57 определяют поле данных реквизита «Наименование формы», координаты ячеек 1.58 - 3.68 - поле данных реквизита «Код формы» по ОКУД, в соответствии с черт. 2.
2.6.4. Ячейка конструкционной сетки является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.
Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита.
2.6.5. В зоне 1 формуляра-образца размещают реквизиты, идентифицирующие конкретный документ, с обязательным включением реквизитов «Наименование формы» и «Наименование организации - составителя документа», и определяют поля данных для размещения переменных реквизитов заголовочной части документа.
2.6.6. В зоне 2 размещают реквизиты «Код формы» и «Код организации - составителя документа», определяют поля данных для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа и размещают обозначения используемых классификаторов. Первым располагают код формы документа. Для обозначения классификаторов используют их сокращенные наименования, например, для обозначения общесоюзных классификаторов используют их аббревиатуру.
2.6.7. В содержательной части формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и (или) устанавливают поля данных, предназначенные для размещения реквизитов содержательной части документа, с учетом границ установленных зон.
Реквизиты содержательной части документа следует размещать на лицевой и оборотной сторонах листа, при этом установленный для оформляющей части диапазон горизонтальных линий конструкционной сетки используется на последней странице документа.
2.6.8. В оформляющей части формуляра-образца размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой совокупности форм, с обязательным включением реквизитов «Дата документа» и «Подпись». Эти реквизиты и требования к их расположению определяют министерства, ведомства - разработчики УСД.
3. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
3.2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного в соответствии с разд. 2 с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготовляются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5*. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
__________________
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 1.5-92.
3.4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общесоюзных классификаторах технико-экономической информации (ОК ТЭИ).
3.5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
В унифицированных формах документов общесоюзного назначения должны применяться коды ОК ТЭИ. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов ОК ТЭИ, рекомендуется указывать кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору общесоюзных классификаторов (ОКОК)**.
___________________
* На территории Российской Федерации действует ОК 026-95.
3.6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
3.7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и/или ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
3.8. Требования к текстам документов и порядок их изложения - по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
3.9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОК ТЭИ.
4. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ БЛАНКОВ
4.1. Бланки форм документов должны быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники.
4.2. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной формой в масштабе 1:1. Запрещается изготовлять типографским способом и применять бланки документов, не утвержденные и не прошедшие регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы.
4.3. Для бланков документов применяют бумагу по ГОСТ 6861. Бланки должны печататься краской одного цвета, как правило, черного; формы, предназначенные для размножения, выполняют только на белой бумаге.
4.4. При изготовлении бланков документов полиграфическим способом размеры типографских шрифтов должны обеспечивать выполнение требований соответствующего формуляра-образца и определяются по согласованию организации-разработчика формы документа с организацией, изготовляющей бланк документа.
4.5. Требования к шрифтам, линиям, текстовым частям документов, изготовляемым с АЦПУ - по ГОСТ 2.004.
4.6. Отклонения размеров бланков, граф формы и др. не должны превышать ±1 мм от размеров, установленных формой документа.
4.7. На нижнем поле бланка следует печатать выпускные данные в соответствии с ГОСТ 7.4.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Главным научно-исследовательским центром ведения общесоюзных классификаторов Государственного комитета СССР по стандартам (ГНИЦВОК Госстандарта)
РАЗРАБОТЧИКИ
О.А. Чертищев; Н.Н. Федоров, канд. техн. наук; В.А. Архипов (руководитель темы); С.А. Алексеева (руководитель темы); Л.М. Азаренкова; В.М. Устинов, д-р ист. наук, проф.; В.И. Кокорев, канд. техн. наук; Н.М. Богинская, канд. техн. наук; А.И. Чугунов, д-р ист. наук, проф.; А.В. Пшенко, канд. ист. наук; А.Н. Сокова, канд. ист. наук
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 30.03.87 № 1056
3. ВЗАМЕН ГОСТ 6.11.2-75, ГОСТ 6.12.2-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.19.2-75, ГОСТ 6.14.2-75, ГОСТ 6.16.2-75, ГОСТ 6.20.2-75, ГОСТ 6.21.2.-78, ГОСТ 6.24.2.-84, ГОСТ 6.25.2-85, ГОСТ 6.2-73, ГОСТ 6.22.2-78, ГОСТ 6.23.2.-84
4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
|
Обозначение НТД, на который дана ссылка |
Номер пункта |
5. ПЕРЕИЗДАНИЕ
СОДЕРЖАНИЕ
|
2. Основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца. 2 3. Требования к разработке унифицированных форм документов. 7 |