РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ
ИНСТРУКЦИЯ
ПОРЯДОК РАБОТЫ С ФОНДОМ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
РД 52.14.616-2000
Дата введения 2001-06-01
Предисловие
Центральным конструкторским бюро гидрометеорологического приборостроения (ЦКБ ГМП) Росгидромета |
|
2 ВНЕСЕН |
Техническим управлением Росгидромета |
3 РАЗРАБОТЧИКИ: |
Л.С. Сараева (руководитель темы), В.И. Капирусова, Н.П. Сидорова, Р.Ю. Рябова |
4 УТВЕРЖДЕН |
Руководителем Росгидромета 29.08.2000 |
5 ЗАРЕГИСТРИРОВАН |
ЦКБ ГМП за номером РД 52.14.616-2000 от 04.09.2000 |
6 ВЗАМЕН |
Р 52.14.187-89. Рекомендации. Фонд нормативных документов. Порядок работы |
Настоящая инструкция распространяется на фонды нормативных документов* (далее - фонд) в учреждениях и организациях Росгидромета (далее - организации) и устанавливает порядок:
- комплектования фонда;
- учета, хранения и внесения изменений в нормативные документы;
- ведения справочно-поискового аппарата;
- осуществления справочно-информационного обслуживания;
- обеспечения пользователей нормативными документами.
* Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ Р 1.12).
В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.12-99 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения;
ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.
3.1 Фонд представляет собой систематизированный массив нормативных документов, корректируемый на основании официальных сведений об отмене, замене, изменениях и дополнениях и имеющий справочно-поисковый аппарат ([1], приложение Е).
Фонд является составной частью справочно-информационного фонда организации.
3.2 Фонд, как правило, включает:
- межгосударственные стандарты (ГОСТ) и государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
- руководящие документы (РД 50), рекомендации (Р 50) и правила (ПР 50) Госстандарта России;
- отраслевые стандарты (ОСТ), руководящие документы (РД) и рекомендации (Р) Росгидромета и других министерств (ведомств);
- стандарты предприятия (СТП);
- международные стандарты;
- национальные стандарты;
- указатели (перечни) нормативных документов;
- отраслевые справочники и каталоги;
- общероссийские и другие классификаторы;
- технические условия на продукцию (за исключением технических условий, являющихся неотъемлемой частью комплекта конструкторской документации).
Состав фонда каждая организация определяет в зависимости от закрепленного за ней направления деятельности.
3.3 Ответственность за введение фонда в организации возлагают, как правило, на службу стандартизации.
3.4 Порядок работы с нормативными документами с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования» установлен положением [2] и инструкцией [3].
4.1 Комплектование фонда направлено на создание и пополнение фонда действующими нормативными документами, соответствующими закрепленному направлению деятельности организации.
Комплектование фонда подразделяется на:
- начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы фонда;
- текущее, при котором приобретают вновь утвержденные документы;
- доукомплектование, при котором приобретают недостающие документы, утвержденные в прошедшие годы.
4.2 Основными информационными изданиями для комплектования фонда являются:
- указатели и информационные указатели государственных, межгосударственных и отраслевых стандартов, технических условий;
- бланки заказов (приложений к ежемесячным информационным указателям «Государственные стандарты» - ИУС);
- перечень нормативных документов Росгидромета [4];
- каталог международных стандартов;
- каталоги изданий организаций Госстандарта России;
- каталог Редакционно-информационного агентства (РИА) «Стандарты и качество»;
- информационные издания министерств (ведомств) в смежных областях деятельности;
- ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета.
4.3 Поступившие в организацию информационные издания направляют для рассмотрения заинтересованным специалистам. Их предложения о заказе необходимых нормативных документов работник фонда обобщает, в установленном порядке оформляет и направляет запросы в соответствующие организации по обеспечению нормативными документами.
5.1 Все нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд, в том числе на микрофишах и машинных носителях информации (компактных дисках, дискетах), подвергают входному контролю:
- сверяют с сопроводительным документом (при его наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;
- проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы на машинных носителях информации - на возможность просмотра, чтения и копирования.
5.2 Прошедшие входной контроль нормативные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.
В случае когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, суммарный и индивидуальный учет нормативных документов ведут отдельно от суммарного и индивидуального учета документов фонда научно-технической библиотеки.
Основными единицами учета объема фонда являются экземпляр и наименование. Учет объема фонда в наименованиях применяется для новых поступлений. Повторное издание учитывается как новое наименование, если оно переиздано с измененным обозначением (год утверждения) или наименованием.
5.3 Суммарный учет дает сведения об общем объеме (количестве в наименованиях и экземплярах), составе по категориям и движении фонда.
Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета по форме приложения А
.
Пояснения по заполнению книги суммарного учета приведены в приложении Б.
5.4 Индивидуальный учет нормативных документов, позволяющий иметь конкретные сведения о данном документе, поступившем в фонд, ведут на карточках учета по форме приложения В.
5.5 Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.
5.5.1 Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных нормативных документов.
5.5.2 Предметный каталог раскрывает предметное содержание фонда независимо от отрасли промышленности, к которой относятся нормативные документы, например: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды.
5.5.3 Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначения. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.
5.6 На учтенных в фонде документах проставляют штампы или делают записи от руки, содержащие:
6.1 Расстановка нормативных документов должна обеспечивать оперативность их поиска и выдачи.
6.2 Расстановку нормативных документов осуществляют, как правило, по категориям, в пределах категории - в порядке возрастания номеров обозначений при наличии и (или) регистрационных номеров.
6.3 Нормативные документы на бумажных носителях расставляют и хранят на стеллажах, в шкафах, коробках или папках, нормативные документы на микрофишах и машинных носителях информации - в конвертах из плотной бумаги, пластмассовых или алюминиевых боксах.
6.4 Помещение, занимаемое фондом, должно быть сухим, чистым, оборудованным в противопожарном отношении.
6.5 Служба организации, осуществляющая учет и хранение нормативных документов, должна периодически, не реже одного раза в пять лет, проводить проверку (ревизию) фонда на предмет:
- фактического наличия документов согласно каталогам и другим формам учета нормативных документов;
- соблюдения правил учета и хранения;
- выявления недействующих нормативных документов и документов без внесенных изменений.
6.6 В случае когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, нормативные документы расставляют и хранят на стеллажах отдельно от других изданий.
6.7 Контрольный экземпляр отмененного или замененного нормативного документа при необходимости допускается сохранять в фонде с отметкой «Архивный экземпляр» на обложке нормативного документа и карточке учета.
Срок хранения архивных экземпляров нормативных документов устанавливают в организации.
6.8 Отменные и замененные нормативные документы, а также архивные экземпляры нормативных документов, утративших практическую ценность по истечении назначенного срока хранения, уничтожают в установленном порядке.
7.1 Внесение изменений (дополнений, поправок, сведений об изменении срока действия, отмене, полной или частичной замене и переиздании) в действующие нормативные документы осуществляют на основании официальной информации, публикуемой в соответствующих информационных изданиях, как правило, работники фонда в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503 и инструкции [5].
Последовательность внесения изменений:
При внесении поправки вместо порядкового номера изменения пишут слово «Поправка».
7.2 Изменения, поступившие на микрофишах и машинных носителях информации, в нормативные документы не вносят, но используют при работе с соответствующим нормативным документом.
7.3 Учет внесенных в нормативные документы изменений ведут в соответствующих графах карточек учета нумерационного каталога.
7.4 Отмененные и замененные нормативные документы изымают из пользования и из фонда с учетом требования по 6.7.
7.5 На каждом экземпляре отмененного, частично или полностью замененного нормативного документа проставляют соответствующий штамп, выполненный согласно приложению Г, или делают аналогичную запись от руки.
8.1 Справочно-информационное обслуживание включает:
- информирование пользователей о нормативных документах;
- справочно-библиографическую работу с нормативными документами;
- выдачу нормативных документов.
8.1.1 Информирование пользователей о нормативных документах, поступивших в фонд организации, осуществляют работники фонда через информационные листки; выставки новых поступлений нормативных документов; устные обзоры поступивших нормативных документов.
8.1.2 Справочно-библиографическая работа с нормативными документами заключается в предоставлении по запросу пользователей справок библиографического, тематического, библиотечного и фактографического характера.
8.1.2.1 Справка библиографического характера содержит данные о сроке действия, дате введения в действие, об уточнении обозначения или наименования нормативного документа, наличии изменений к нему. Справку составляют на основе нумерационного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.
8.1.2.2 Справка тематического характера содержит тематическую подборку нормативных документов по интересующей пользователя теме. Справку составляют на основе предметного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.
8.1.2.3 Справка библиотечного характера содержит сведения о наличии в фонде нормативного документа. Справку составляют на основе нумерационного каталога.
8.1.2.4 Справка фактографического характера содержит сведения об адресах организаций - разработчиков нормативных документов или организаций, осуществляющих обеспечение нормативными документами.
8.1.3 Из фонда пользователям следует выдавать нормативные документы со всеми имеющимися изменениями по состоянию на дату выдачи в порядке, установленном в организации.
На оборотной стороне карточки учета нормативного документа делают запись о выдаче и возврате.
8.2 В подразделениях организации приказом по организации могут быть назначены ответственные за нормативные документы, выданные из фонда для постоянного пользования. В приказе или в должностной инструкции устанавливают их обязанности и права, а также порядок ведения, учета, хранения и выдачи нормативных документов пользователям внутри подразделения.
8.3 В случае увольнения из организации пользователи обязаны сдать в фонд все числящиеся за ними нормативные документы.
9.1 Обеспечение отраслевыми нормативными документами Росгидромета и изменениями к ним осуществляют:
- организации - разработчики (держатели подлинников) нормативных документов - по разовым запросам.
Адреса организаций - разработчиков нормативных документов Росгидромета приведены в перечне [4].
9.2 Обеспечение отраслевыми нормативными документами других министерств (ведомств) осуществляют организации - разработчики (держатели подлинников) нормативных документов или организации, назначенные ответственными за ведение фонда своего министерства (ведомства).
9.3 Территориальные отделы распространения нормативно-технической документации и научно-технической информации (НТД и НТИ) издательско-полиграфического комплекса (ИПК) Издательства стандартов на основании ежемесячных бланков заказов или разовых запросов обеспечивают пользователей:
- государственными стандартами Российской Федерации, межгосударственными стандартами;
- сборниками стандартов, составленными по отраслевому принципу;
- информационными указателями стандартов и технических условий;
- общероссийскими классификаторами;
Адреса территориальных отделов распространения НТД и НТИ приведены в приложении Д.
9.4 Обеспечение информацией о нормативных документах по закрепленной тематике и их копиями осуществляют информационные центры стандартов организаций Госстандарта России (приложение Д).
- информацией о документах Федерального фонда стандартов в соответствии с положением [6];
9.4.2 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института метрологической службы (ВНИИМС) обеспечивает основополагающими нормативными документами Государственной системы измерений, в том числе государственными стандартами, правилами и рекомендациями по метрологии.
9.4.3 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института стандартизации (ВНИИстандарт) обеспечивает:
- указателем государственных стандартов на военную технику и информационными указателями к нему.
9.4.4 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института сертификации (ВНИИС) обеспечивает нормативными и методическими документами системы сертификации ГОСТ Р, в том числе документами по сертификации продукции и услуг; разработке и сертификации систем качества; сертификации производств; аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий; сертификации средств индивидуальной защиты по требованиям безопасности в нормативных и методических документах на продукцию; регламентации затрат на качество.
9.4.5 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) обеспечивает рекомендациями по стандартизации и каталогизации в области машиностроения и приборостроения.
9.4.6 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского центра стандартизации, информации и сертификации сырья, материалов и веществ (ВНИЦСМВ) обеспечивает:
- методиками Государственной службы стандартных справочных данных;
- таблицами рекомендуемых и стандартных справочных данных по свойствам материалов и веществ;
- паспортами безопасности материалов и веществ.
9.5 РИА «Стандарты и качество» по заказам организаций обеспечивает периодическими (газетами и журналами) и непериодическими (нормативными и методическими документами, справочниками, учебными пособиями) изданиями и информационными услугами в области стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством и экологии.
Часть 1 Поступление нормативных документов
Б.1 Книга суммарного учета состоит из трех частей:
- часть 1 «Поступление нормативных документов»;
- часть 2 «Выбытие нормативных документов»;
- часть 3 «Итоги движения нормативных документов».
Полученный результат заносят в качестве начальной записи в 1-ю и 3-ю части книги суммарного учета.
Система стандартизации Госкомгидромета. Инструкция. Порядок разработки, утверждения и регистрации руководящих документов |
||||||||||||
|
|
|||||||||||
|
||||||||||||
|
||||||||||||
|
||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
||||
|
||||
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ВНИИКИ. 103001, Москва, Гранатный пер., 4. Тел. (095) 290-50-94. Факс (095) 291-79-65.
ВНИИМС. 119361, Москва, ул. Озерная, 46. Тел. (095) 437-34-83.
ВНИИстандарт. 117421, Москва, В-421, ул. Новаторов, 40. Тел. (095) 935-32-41. Факс. (095) 935-20-27.
ВНИИНМАШ. 123007, Москва, ул. Шеногина, 4. Тел. (095) 256-01-46. Факс (095) 256-65-00.
ВНИЦСМВ. 103006, Москва, ул. Долгоруковская, 21. Тел. (095) 978-03-86.
ИПК Издательство стандартов. 107076, Москва, Колодезный пер., 14.
|
|
|
|
|
|
|
|
|